Secretarieel & Administratief Medewerker

Functieomschrijving

De secretarieel en administratief medewerker verricht verschillende administratieve en/of organisatorische werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat het primaire proces (de directe dienstverlening aan klanten) en het management van de organisatie zo goed mogelijk worden ondersteund in afstemming met je directe collega en de adviseur bedrijfsvoering.

Verantwoordelijkheden

Je draagt zorg voor het stroomlijnen van diverse ondersteunende processen, bijvoorbeeld:

• Financiële administratie
• Ondersteuning van het certificeringsproces
• Contractbeheer
• AVG proces

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de directie proactief bij:

• Agendabeheer
• Correspondentie
• Het voorbereiden van vergaderingen
• Notuleren
• Verslaglegging
• Het bewaken van deadlines

Je voert verschillende administratieve, secretariële en organisatorische taken uit. Je verzamelt, verwerkt, archiveert en communiceert administratieve en financiële gegevens.

Financiële administratie

Je zorgt voor de financiële administratie van de bibliotheek in overleg met de (externe) controller volgens geldende wet- en regelgeving. Je houdt zicht op de agenda en prioriteiten van de directie.

Organisatie van bijeenkomsten

Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen. Je informeert stakeholders tijdig, helder en op maat over werkwijzen/procedures/protocollen. Je voelt je verantwoordelijk voor het signaleren van verbeterpunten in de administratieve organisatie.

Ontdek jouw talenten

We willen graag ontdekken waar jouw talenten liggen. Samen kijken we hoe we de functie kunnen afstemmen op jouw sterktepunten.

Verwachtingen

Wat verwachten we verder van jou?

• Je kunt ontwikkelingen vertalen naar toepassingen voor de ondersteunende diensten.
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren.
• Je werkt nauwkeurig en bent communicatief en digitaal vaardig.
• Je kunt goed samenwerken en houdt van een gezellige werksfeer.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en vindt het leuk anderen te helpen.
• Je hebt ervaring met gemeentelijke processen en subsidiestromen.
• Je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding, bijvoorbeeld bedrijfsadministratie.

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Openbare Bibliotheken en afhankelijk van kennis en werkervaring.

Functie-informatie

De functie is ingeschaald in schaal 6.

Salarisindicatie

• Salarisindicatie tussen €2.410 en €3.239 bij een 36-urige werkweek
• Exclusief 8% vakantietoeslag
• Exclusief 4,5% eindejaarsuitkering

Heb je belangstelling voor deze vacature?

Mail jouw motivatie en cv uiterlijk voor 2 juni 2025 naar secretariaat@bibliotheekenschede.nl, t.a.v. Jan Hoogenberg.

Gesprekken

• Eerste gesprekken: donderdag 5 juni
• Tweede gesprekken: dinsdag 10 juni

Solliciteren

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van deze vacature? We nodigen je van harte uit te reageren.

Contactpersoon

Sarah-Kim Vroegindeweij (Secretarieel en Administratief Medewerker) geeft graag antwoord op je vragen via:

• Email: s.vroegindeweij@bibliotheekenschede.nl
• Telefoon: 06-21 41 51 63