Een verantwoorde thuiswerkplek voor medewerkers

Een thuiswerkplek bestaat uit drie verschillende elementen: een bureau, een goede bureaustoel en diverse accessoires, zoals een laptopsteun, documenthouder, beeldschermen en een muis. Als organisatie is het fijn om een basisassortiment aan te bieden aan de medewerkers, maar ook om verschillende keuzes aan te bieden. Bij Leferink zien ze vooral dat de medewerkers keuze willen hebben in uitstraling en verschillende afmetingen. Want het moet vaak passen bij het interieur en iedere werkruimte is weer anders. Zowel qua plek, als grootte en uitstraling.

Een thuiswerkplek bestaat uit verschillende elementen, maar het is belangrijk om ze ergonomisch gezien goed voor elkaar te hebben. Volgens de Arbowet is het verplicht dat de werkgever zorgt voor een veilige werkplek, óók tijdens het thuiswerken.

Als voorbeeld nemen we een bureaustoel, deze moet voldoen aan diverse normen. Waaronder de Europese norm (NEN-EN 1335) en het advies is om de bureaustoel te laten voldoen aan de Nederlandse praktijk richtlijn (NPR 1813 norm). De laatste norm houdt onder andere in dat bureaustoelen passend zijn voor de lichaamslengte van de Nederlandse medewerker. Aangezien Nederlanders over het algemeen langer zijn dan de gemiddelde Europese medewerker, vraagt het ergonomisch werken om extra functies. Zoals bijvoorbeeld een hogere zithoogte, bredere armleggers en een rughoogte van minimaal 37 cm.

Daarnaast is het belangrijk om de medewerkers te voorzien van korte zitinstructies. Zodat ze niet alleen een goede bureaustoel hebben, maar ook weten hoe zij zelf ergonomisch verantwoord aan hun bureau kunnen zitten.

Als werkgever kun je ervoor kiezen om een vergoeding te geven aan de medewerkers of bijvoorbeeld om een bureaustoel ter beschikking te stellen voor het thuiswerken. Daarvoor gelden fiscale mogelijkheden, die zijn geregeld in de Werkkostenregeling (de WKR).

Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Denk dan aan een bureaustoel, bureau en bureaulamp bijvoorbeeld. Dit materiaal dient alleen te voldoen aan het zogenoemde noodzakelijksheidscriterium. Dit geldt wanneer:

• De voorziening naar oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een vervulling van de dienstbetrekking en dus daadwerkelijk gebruikt;
• De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
• De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor dienstbetrekkingen;
• Die arbovoorzieningen samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  - De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen.
  - De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
  - In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Tip: Tijdelijk in verband met de coronapandemie heeft de minister van Financiën de vrije ruimte over de eerste 400.000 euro van de loonsom van 1,7% verhoogd naar 3%.

Leferink zorgt ervoor dat medewerkers verantwoord werken, ook thuis en juist nu. Met bovengenoemde stappen ben je net wat beter voorbereid om het beleid uit te zetten binnen de organisatie.