Medewerker Postregistratie en Archivering

Je verzorgt een juiste verdeling van de post, digitaliseert en bereidt de registratie voor. Het digitale document wordt daarmee het origineel en het papier wordt vernietigd. Dit moet natuurlijk foutloos gebeuren, jij kunt deze verantwoordelijkheid dragen.

Alle poststukken worden beoordeeld. Dat wil zeggen dat je de inhoud van het poststuk leest, beoordeelt op zaaktype en bepaalt of het een nieuwe zaak is of het bij een bestaande zaak hoort. Vervolgens registreer je de poststukken. Verder zorg je voor het correct verzendklaar maken van poststukken.

Naast postregistratie ben je verantwoordelijk voor de juiste archivering van zaken. Je beoordeelt of de zaak, inclusief metadata en documenten, juist geregistreerd is. Eventueel voer je aanpassingen door, al dan niet in overleg met de behandelaar. Zowel bij postregistratie en bij archiveren bepaal jij de archiefstrategie.

Naast de genoemde uitvoerende werkzaamheden zorg je er met je collega’s voor dat de geautomatiseerde processen correct verlopen. Denk hierbij aan het controleren van automatische archivering van zaken en controle op juiste werking van de geautomatiseerde print-robot. Dit doe je bijvoorbeeld door middel van het nemen van steekproeven.

Ook ben je voor het servicepunt en collega’s in de organisatie het aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot post en archief. Je vindt het leuk om vanuit een dienstverlenende en klantgerichte houding collega’s te helpen.

Je werkt in teamverband waarbij iedereen zijn eigen aandachtsgebied heeft, maar bij drukte help je elkaar en neem je taken van elkaar over. Je hebt een belangrijk aandeel in de continuïteit en beschikbaarheid van onze dienstverlening en ondersteunt hiermee het primair proces van de Gemeente Hengelo.

• Je hebt aantoonbaar mbo-niveau en bij voorkeur een opleiding afgerond in, bijvoorbeeld, informatiedienstverlening.
• Je bent vaardig in het omgaan met geautomatiseerde systemen.
• Je kunt nauwkeurig en zorgvuldig werken.
• Je bent integer en kunt vertrouwelijk omgaan met de informatie die je in handen krijgt.
• Je kunt goed verbanden leggen tussen de inhoud van de post en de inhoudelijke behandeling in de organisatie.
• Je hebt kennis en ervaring op het gebied van post en archief.
• Je kunt goed luisteren en bent communicatief vaardig.
• Je bent flexibel en wendbaar en voelt je verantwoordelijk voor de continuïteit van de dienstverlening.
• Je werkt graag in teamverband maar kunt ook goed zelfstandig taken uitvoeren.

Wij bieden een moderne en professionele werkomgeving in een hybride werkconcept waarin je vrij bent het werk te doen op de plek waar dat het beste past. Een omgeving die volop in beweging is, waar collegialiteit en samenwerking de sfeer bepalen. Ook bieden wij je een verantwoordelijke en afwisselende functie waarin jij je verder kunt ontwikkelen.

Daarnaast mag je van ons het volgende verwachten:

• Het betreft een nieuwe functie die is ingeschaald in schaal 6 met een brutosalaris van maximaal €3323,- per maand op basis van 36 uur per week. Inpassing vindt plaats op basis van jouw kennis en ervaring.
• Een goede pensioenregeling.
• De arbeidsovereenkomst is voor de duur van 1 jaar, daarna wordt de overeenkomst bij goed functioneren omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Daarnaast heb je de beschikking over een individueel keuze budget van 17,05% van je bruto jaarsalaris. Dit budget kun je inzetten voor bijvoorbeeld extra vrije dagen, een opleiding en/of de aanschaf van een nieuwe fiets.

Team Functioneel en Informatiebeheer

Het team waarvoor je gaat werken bestaat naast het cluster post en archief uit twee andere clusters. Gemene deler tussen de drie clusters is: informatiebeheer!

• Het Cluster GEO houdt zich bezig met: landmeetkundige diensten en de basisregistraties BAG en BGT.
• Het cluster Functioneel Beheer verzorgt een goede functionele werking van gemeente brede- en grote vak-applicaties. Daarnaast ondersteunt Functioneel beheer gebruikers bij het gebruik van deze applicaties. 

Hengelo: een gemeente in beweging

Centraal gelegen in Twente ligt Hengelo, een gemeente met 80.000 inwoners die hard werkt aan de toekomst. De binnenstad, de transities in het sociaal domein, duurzaam herstel van de coronacrisis: het zijn ontwikkelingen die vragen om een zelfbewuste en wendbare organisatie. Daarom richten we ons op het versterken van opgavegericht (samen)werken, leiderschapsontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Zodat we Hengelo op de kaart blijven zetten als technologische topregio en bruisende gemeente.

Familiair met prettige onderlinge contacten

Onze organisatie kent een mooie schaalgrootte: groot genoeg om met veel verschillende thema’s op professionele wijze aan de slag te gaan, klein genoeg om elkaar en onze bestuurders te kennen. De 750 medewerkers van de gemeente werken met gedrevenheid en ambitie voor de inwoners en bedrijven. We kijken om naar elkaar: er heerst een familiaire werksfeer met prettige onderlinge contacten.

Persoonlijk, duidelijk, betrouwbaar en respectvol

Richtinggevend aan onze dienstverlening en onderlinge samenwerking zijn leidende motieven binnen onze organisatie. We willen een persoonlijke, duidelijke, betrouwbare en respectvolle gemeente zijn. Als je bij ons aan de slag gaat, krijg je bij ons alle ruimte om jouw deskundigheid te tonen, jouw stem te laten gelden en jezelf verder te ontwikkelen. Extra mooi: je komt te werken in een prachtig flexibel kantoor waarin we je uitnodigen het werk te doen op de plek waar je dat het beste kunt.

Via onderstaande sollicitatie button kom je terecht op de site van de gemeente Hengelo. Mocht de vacaturelink niet meer werken, dan is de vacature verlopen en kun je niet meer solliciteren. Wij proberen uiteraard ons vacaturebestand zo actueel mogelijk te houden. Wil je ons daarmee helpen en ons een bericht sturen als een link niet meer werkt? Dit kun je doen door ons te mailen op vacatures@twente.com.

Wil je op de hoogte blijven van andere interessante vacatures in Twente? Schrijf je dan in hier in!