Bestuursondersteuner

Het bestuurssecretariaat werkt voor de bestuurders van de gemeente Haaksbergen en de gemeentesecretaris/directeur. Het bestuurssecretariaat bestaat uit twee personen en valt onder het bestuur. Je hebt veel contact met externen zoals inwoners, bedrijven en collega’s. Als bestuursondersteuner heb je een centrale positie in de organisatie en een heel divers takenpakket. Geen dag is hetzelfde. Je krijgt de ruimte om een zichtbare functie te vervullen en een belangrijke spil te worden in een dynamische en hectische werkomgeving.

Wat ga je doen?

Je gaat werken voor het College van Burgemeester & Wethouders en de gemeentesecretaris. Het accent in jouw werk ligt op de ondersteuning van de burgemeester. Samen met jouw collega zorg je er voor dat alles rondom het bestuur in goede orde verloopt. Je verricht zelfstandig en proactief alle mogelijke secretariaatswerkzaamheden. Zo ben je verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van de agenda’s en je organiseert ontmoetingen tussen bestuurders - burgers/bezoekers – ambtenaren. Je fungeert als sparringpartner/klankbord van het bestuur, kan een adviserende rol vervullen tijdens collegevergaderingen en bewaakt de voortgang en afhandeling van stukken die op jouw bureau voorbijkomen. Je draagt 2-wekelijks bij aan de integrale voorbereiding, toetsing, verslaglegging en afronding van de B&W-vergadering.

Je hebt veel contacten, zowel intern met collega’s als extern met inwoners, bedrijven en organisaties. Je verzorgt zelfstandig correspondentie en zorgt voor (vertrouwelijke) verslaglegging van besprekingen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor kabinetszaken en voer je de activiteiten uit die hiermee samenhangen.

Je hebt:

• jouw sporen als secretaresse al verdiend door te werken als directiesecretaresse, managementassistent of vergelijkbaar, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving;
• kennis en ervaring met geautomatiseerde en digitale systemen;
• goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
• een aantoonbaar hbo werk- en denkniveau met minimaal een afgeronde secretariële opleiding.

Je bent:

• dienstverlenend: je ziet wat bestuurders nodig hebben. Ontzorgen zit in je bloed en je vindt het jouw verantwoordelijkheid dat het bestuur haar werk goed kan uitvoeren;
• een organisatietalent: voor het organiseren van vergaderingen/ontvangsten/ bezoeken/recepties en andere gelegenheden draai jij je hand niet om. Je bent in staat door te vragen om duidelijkheid te verkrijgen over de aard en intenties van vergaderverzoeken voor bestuurders en organiseert vervolgens de voorbereiding: de juiste mensen aan tafel en de juiste informatie beschikbaar voor bestuurders;
• zelfstandig: je kunt je werk zelfstandig zorgvuldig en accuraat organiseren. Je overlegt waar nodig met de bestuurders. Dat doe je professioneel, discreet en gestructureerd. Je hebt alles onder controle en je straalt daarmee rust uit naar het secretariaat, het bestuur en de directie;
• representatief: je bent een vertegenwoordiger van het bestuur en de organisatie, zowel intern en extern. Je hebt gevoel voor (bestuurlijke en politieke) verhoudingen;
• flexibel en stressbestendig: je speelt makkelijk in op veranderende omstandigheden/wensen. Je kunt effectief blijven presteren onder tijdsdruk, druk van meerdere of moeilijke taken of bij tegenslag.

Je wordt ingeschaald op basis van salarisschaal 8 van de cao-gemeenten op basis van jouw opleiding en ervaring. Het salaris betreft op basis van de cao-gemeenten 2022 maximaal € 3.732 bruto per maand op basis van 36 uur. Je ontvangt een Individueel Keuzebudget van 17,05 % in aanvulling op je brutosalaris en je bouwt pensioen op bij het ABP.

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Aan de rand van Twente ligt Haaksbergen: een dorp met de voorzieningen van een kleine stad en ongeveer 25.000 inwoners. Behalve de hoofdkern Haaksbergen horen ook de kerkdorpen Buurse en Sint Isidorushoeve bij de gemeente.

Bij de gemeente Haaksbergen werken ongeveer 140 medewerkers. Samen met inwoners, verenigingen, maatschappelijke organisaties en ondernemers werken we aan een samenleving die past bij onze gemeente. Dat doen we met een Toekomstvisie als vergezicht en aan de hand van een Verbeterprogramma. Dat is hard werken. Elke dag weer. De samenleving vraagt veel van ons. Inwoners willen meer dan ooit meepraten. Dat gesprek willen wij graag aangaan, omdat de beste plannen samen met inwoners tot stand komen. Help jij meebouwen aan onze relatie met onze gemeenschap?

Via onderstaande sollicitatie button kom je terecht op de site van de gemeente Haaksbergen. Mocht de vacaturelink niet meer werken, dan is de vacature verlopen en kun je niet meer solliciteren. Wij proberen uiteraard ons vacaturebestand zo actueel mogelijk te houden. Wil je ons daarmee helpen en ons een bericht sturen als een link niet meer werkt? Dit kun je doen door ons te mailen op vacatures@twente.com.

Wil je op de hoogte blijven van andere interessante vacatures in Twente? Schrijf je dan in hier in!